شعب التوظيف  شعبة السجلات   شعبة الترقيات والنقل   شعبة الرواتب والبدلات والمكافآت   شعبة المتعاقدين  شعبة الاتصالات

أولاً / تتكون إدارة شؤون الموظفين من سبع شعب وهي على النحو التالي :-

1-    شعبة التوظيف

2-    شعبة الرواتب و البدلات والمكافآت .

3-    شعبة السجلات .

4-     شعبة الترقيات و النقل .

5-     شعبة المتعاقدين .

6-    شعبة الاتصالات .

 

ثانياً :- يرتكز عمل الإدارة بشكل عام على عنصرين :-

أ – الموظف / من حيث تعيينه ورواتبه وأجازاته بأنواعها وترقياته ونقل وكذلك الموظف المتعاقد معه .

ب- الوظيفة / من حيث رقمها و تميزها وحركتها .

 ثالثاً :- فيما يلي نستعرض عمل ومهام كل شعبه على حده .

 مهام شعبة التوظيف

1-     تدقيق مسوغات تعيين ما هو من صلاحيات الجامعة و إعداد القرارات اللازمة لذلك .

2-     استكمال مسوغات تعيين المستخدمين والعمال .

3-     إعداد تعيين المرشحين و المرشحات من وزارة الخدمة المدنية على وظائف الجامعة الإدارية .

4-     إعداد أوامر المباشرة بعد التعيين .

5-     إعداد قرارات طي القيد بأنواعه لمنسوبي الجامعة .

6-     إعداد قرارات العلاوة الإضافية للمعينين على بند الأجور بعد حصولهم على مؤهلات وفق الفقرة (1/2) من المادة (6) من لائحة بند الأجور .

7-     إعداد التعاميم الخاصة بتوظيف السعوديين .

8-     الرد على استفسارات الإدارات بما يتفق مع النظام فيما يتعلق بالتوظيف .

9-     مخاطبة وزارة الخدمة المدنية فيما يتعلق بالأمور المتعلقة بالتوظيف .

10-    دراسة المعاملات المتعلقة بتوظيف السعوديين .

11-    دراسة نظم التوظيف واقتراح التطوير اللازم عليها .

12-     أي أعمال أخرى ذات صلة .

مهام شعبة السجلات

1-     التسجيل بالسجلات بمسميات الوظائف وأسماء شاغليها ومتابعة تحديثها أولاً بأول .

2-     المشاركة في إعداد الباب الأول من الميزانية وترقيم الوظائف المحدثة و إبلاغها .

3-     دراسة طلبات تحوير الوظائف واتخاذ الإجراءات اللازمة لذلك .

4-   حجز الوظائف للتعيين و الترقية والنقل ثم التسجيل بالتعيين أو الترقية أو النقل وتسجيل المباشرات والأجازات الاستثنائية وطي القيد والجزاءات ذات التأثير في الحياة الوظيفية وأي وقوعات تحصل على الوظيفة .

5-     اتخاذ الإجراءات اللازمة للإعلان عن الوظائف الشاغرة .

6-     اتخاذ الإجراءات اللازمة لنقل الوظائف من إدارة لأخرى و التنسيق مع الجهات المختصة في هذا الموضوع .

7-     إدخال مسميات الوظائف وأسماء شاغليها في الحاسب الآلي ومتابعة تحديث تلك المعلومات .

 مهام شعبة الترقيات والنقل

1-     إعداد قوائم بالموظفين والموظفات الذين تتوفر فيهم شروط الترقية.

2-   استكمال مسوغات الترقية لمستحقيها وإعداد المخاطبات اللازمة مع الإدارات والتحقق من المعلومات الواردة من واقع الملفات والسجلات وإضافة   أية مستجدات على المسوغات .

3-     إعداد محاضر الترقيات .

4-     تولي سكرتارية لجنة الترقيات ومتابعة إجراءاتها .

5-   إعداد قرارات الترقية بعد اعتماد محاضر الترقية من لجنة الترقيات .

6-     إعداد محاضرا لترقية للمستخدمين والعمال بالجامعة وقرار ترقيتهم .

7-     دراسة كل ما يحال لإدارة شؤون الموظفين فيما يخص الترقيات .

8-     متابعة تقارير الأداء الوظيفي وطلب تجديدها وبيانات الترقية .

9- التنسيق مع الجهات المختصة فيما يخص أحداث الوظائف وتحويرها وتزويدها بالمعلومات اللازمة عن مستحقي الترقية عند إحداث الوظائف وتحويرها .

10- إعداد التعاميمات المتعلقة بالشعبة .

مهام شعبة الرواتب و البدلات والمكافآت

1-     إعداد وتأدية رواتب ومكافآت موظفي الجامعة والبدلات المستحقة لهم .

2-     صرف حقوق الموظفين المحالين على التعاقد وكذلك المستخدمين والمعينين على بند العمال من منسوبي الجامعة  .

3-     تعبئة البيانات الواردة من المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية واستكمال ما يلزم ثم إعادتها للمؤسسة .

4-     إعداد بيانات شهرية بالحسميات لبنك التسليف السعودي ضمن خلاصة الراتب .

5-     عمل بيانات بالحسميات التقاعدية للموظف المستقيل الذي لم يكمل سنة التجربة لتقديمها لمصلحة معاشات التقاعد لإعادتها له .

6-     تنفيذ أوامر الحسم الشهرية على الموظفين المتغيبين بدون عذر من صاحب الصلاحية .

7-     حسم الأقساط الشهرية للتقاعد .

8-     منح شهادة التعريف بالراتب .

9- التعديل والإضافة لبرنامج الراتب بالحاسب الآلي من علاوات وترقيات و تعيينات .

10- إعداد شهادة إخلاء الطرف لمنسوبي الجامعة المنقولين للجهات الأخرى .

11- إعداد قرارات الانتداب والتكليف بالعمل خارج وقت الدوام وبدلات طبيعة العمل والمحاضرات الإضافية  بالجامعة وإعداد أوامر الصرف بعد إتمام المهمات .

12- دراسة طلبات بدلات الضرر ، العدوى ، مكافأة مباشرة الأموال العامة و الرد على المخابرات المتعلقة بها .

13- الرد على استفسارات الجهات الرقابية فيما يتعلق بالرواتب والبدلات والمكافآت .

14- إعداد أوامر الإركاب لمنسوبي الجهاز من سعوديين و متعاقدين .

مهام شعبة المتعاقدين

1-     إعداد أوامر التعاقد مع غير السعوديين بالجامعة وتجديد عقودهم واستكمال كل الإجراءات اللازمة لذلك .

2-     متابعة الأجازات بكافة أنواعها لغير السعوديين وإصدار قرارات طي القيد للعاملين بالجامعة .

3-     تولي كافة إجراءات سفر غير السعوديين بالجامعة  من منح الإقامات والتأشيرات وغير ذلك إعداد كل المخاطبات اللازمة لذلك .

4-     إصدار قرارات الحسم للغياب وإعداد أوامر الجزاءات لغير السعوديين بالجامعة .

5-     إبلاغ الوظائف المشغولة بغير السعوديين لوزارة الخدمة المدنية ومتابعة عملية إحلال السعوديين عليها .

6-     إجراء المخاطبات اللازمة لكل ما يخص غير السعوديين مع الجهات ذات العلاقة .

7- إعداد التعاميم الخاصة بأوضاع غير السعوديين وإبلاغ ما يرد من تعاميم بهذا الخصوص من الجهات المختصة .

 مهام شعبة اتصالات شؤون الموظفين

 1-     استلام المعاملات الواردة لإدارة شؤون الموظفين وتسليمها لشعب إدارة شؤون الموظفين .

2-     تصدير المعاملات المنتهية إجراءاتها من إدارة شؤون الموظفين للجهات ذات العلاقة .

3-     حفظ بيانات الوارد وبيانات الإحالة وبيانات المعالات الصادرة بشكل منظم يسهل الرجوع لها عند الحاجة .

4-     استقبال مراجعي الإدارة وتوجيههم التوجيه الحسن لمتابعة معاملاتهم .

5-     تسديد أرقام المعاملات الصادرة في بيانات الوارد وبيانات الإحالة .

6-     إعداد بيانات شهرية وسنوية بالمعاملات الواردة والصادرة من شعبة الاتصالات .